Hướng dẫn Tác giả
Hướng dẫn dành cho tác giả
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn tác giả qua quy trình đăng ký với tạp chí, gửi bài, phản hồi ý kiến phản biện, tải lên bản sửa đổi và hiệu đính bản thảo cuối cùng trên hệ thống OJS. Các hướng dẫn khác trong loạt bài này bao gồm:
Đăng ký tài khoản người dùng
Để gửi bài đến một tạp chí của IJSAGU, trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản người dùng với tạp chí đó và đăng nhập (xem Tạo và Quản lý Tài khoản của bạn). Khả năng gửi bài của bạn yêu cầu bạn phải có vai trò tác giả được liên kết với tài khoản của mình. Thông thường, bạn có thể chọn vai trò này khi đăng ký, nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi, biên tập viên hoặc người quản lý tạp chí sẽ phải chỉ định quyền tác giả cho bạn.
Sau khi đăng ký, bạn sẽ được chuyển đến biểu mẫu Gửi bài mới.
Bắt đầu gửi bài
Bạn luôn có thể gửi bài mới bằng cách nhấp vào nút "Bắt đầu gửi bài mới" trên menu bên trái. Bạn sẽ được chuyển đến trình hướng dẫn gửi bài, nơi bạn có thể tải lên và mô tả bài gửi của mình.
Nhập thông tin sơ bộ
Trước tiên, bạn sẽ cung cấp thông tin sơ bộ về bài nộp của mình.
Ngôn ngữ: Nếu tạp chí cho phép gửi bài bằng nhiều ngôn ngữ, trước tiên bạn cần chọn ngôn ngữ phù hợp cho bài gửi của mình.
Tiêu đề: Cung cấp tiêu đề cho bài gửi của bạn. Bạn có thể truy cập các tùy chọn định dạng hạn chế cho tiêu đề bằng cách nhấp vào biểu tượng định dạng xuất hiện khi bạn nhập văn bản vào trường tiêu đề.
Mục: Chọn mục phù hợp cho bài gửi của bạn, nếu có (ví dụ: bài báo, bài đánh giá sách, v.v.).
Danh sách kiểm tra bài gửi: Xem lại danh sách kiểm tra bài gửi và đảm bảo rằng bài gửi của bạn đáp ứng các yêu cầu của tạp chí.
Cuối cùng, hãy xem lại tuyên bố về quyền riêng tư và đồng ý với chính sách thu thập dữ liệu của tạp chí để bắt đầu gửi bài.
Sau khi nhấp vào nút Bắt đầu gửi bài, bạn có thể lưu bài gửi chưa hoàn chỉnh của mình để xem sau và quay lại hoàn thiện bất cứ lúc nào từ trang tổng quan.
Bước 1: Nhập thông tin bài nộp
Bước một, bạn sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản về bài nộp của mình, bao gồm ngôn ngữ, tóm tắt, và tùy chọn, từ khóa và danh sách tài liệu tham khảo.
Các tùy chọn định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân, chỉ số trên và chỉ số dưới có sẵn trong trình soạn thảo văn bản khi nhập tiêu đề và phụ đề. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ HTML để định dạng các trường này:
<b> (đậm)
<i> (nghiêng)
<u> (gạch dưới)
<sup> (chỉ số trên)
<sub> (subscript).
Để nhập từ khóa, hãy nhập từ khóa hoặc cụm từ khóa và nhấn phím Enter. Từ hoặc cụm từ sẽ được định dạng thành từ khóa. Không cần phải phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu câu khác.
Nếu bạn có tiêu đề, tóm tắt hoặc từ khóa đã dịch cần đưa vào, bạn có thể mở thêm các trường cho các ngôn ngữ khác bằng cách nhấp vào ngôn ngữ ở góc trên bên phải.
Bước 2: Tải lên tệp
Ở Bước 2, một cửa sổ sẽ hiện ra cho phép bạn tải lên tệp tin nộp bài của mình.
Bạn có thể tải lên nhiều tệp cùng lúc, cũng như kéo và thả tệp.
Sau khi tải lên tất cả các tệp, bạn sẽ được yêu cầu chọn loại tệp cho mỗi tệp. Bạn cũng có thể thêm thông tin tùy chọn như mô tả hoặc thông tin cấp phép. Bạn có thể chỉnh sửa những thông tin này sau nếu cần.
Sau khi hoàn tất việc tải lên và chỉ định loại cho tất cả các tệp đã gửi, hãy nhấp vào nút Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 3: Thêm người đóng góp
Ở bước này, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung thêm thông tin về những người đóng góp (tức là tác giả và người dịch) tham gia vào bài nộp. Theo mặc định, thông tin của bạn sẽ được thêm vào với tư cách là người đóng góp chính.
Bạn có thể thêm cộng tác viên khác (ví dụ: đồng tác giả) bằng cách nhấp vào nút Thêm cộng tác viên. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới với các trường để bạn nhập thông tin của họ.
Người đóng góp sẽ nhận được email xác nhận bài gửi. Không nên sử dụng địa chỉ email giả mạo cho người đóng góp. Nếu không có địa chỉ email liên lạc hợp lệ của người đóng góp, bạn nên thông báo cho biên tập viên ở bước tiếp theo của quy trình bằng cách ghi chú cho biên tập viên.
Khi nhập thông tin về đơn vị công tác của người đóng góp, bạn có thể tìm kiếm trong Cơ sở dữ liệu Tổ chức Nghiên cứu (ROR) để tìm tổ chức mà người đóng góp đó trực thuộc. Việc sử dụng ROR để xác định đơn vị công tác của người đóng góp mang lại những lợi ích tương tự như việc sử dụng ORCID để xác định người đóng góp, đảm bảo rằng tên trong siêu dữ liệu DOI xác định đúng thực thể. Nếu không tìm thấy đơn vị công tác của người đóng góp trong ROR, bạn có thể thêm tên tổ chức đó theo cách thủ công. Mỗi người đóng góp có thể có nhiều đơn vị công tác.
Nhấn Lưu, và người đóng góp mới sẽ được thêm vào danh sách.
Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự của danh sách người đóng góp. Nhấp vào Thứ tự và nhấn các mũi tên lên và xuống bên cạnh người đóng góp để di chuyển họ trong danh sách. Nhấp vào nút Lưu Thứ tự khi bạn hoàn tất.
Sau đó, bạn có thể xem trước thứ tự ở nhiều định dạng khác nhau bằng cách sử dụng tùy chọn “Xem trước”, với các tùy chọn hiển thị cho Thứ tự rút gọn, Danh sách ấn phẩm và Thứ tự đầy đủ.
Sau khi đã thêm tất cả người đóng góp và sắp xếp theo thứ tự phù hợp với sở thích của bạn, hãy tiếp tục.
Bước 4: Nhập bình luận cho biên tập viên
Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp bất kỳ nhận xét nào bạn muốn dành cho ban biên tập. Mục này là tùy chọn. Nhấn Tiếp tục khi bạn đã sẵn sàng chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5: Đề xuất người đánh giá
Tùy thuộc vào cài đặt của tạp chí, bạn có thể được yêu cầu đề xuất người đánh giá.
Hãy đọc hướng dẫn của tạp chí ở phía bên trái và nhấp vào “Thêm đề xuất người đánh giá” nếu bạn muốn đề xuất một người đánh giá.
Bước 6: Xem lại bài nộp của bạn
Cuối cùng, bạn có thể xem lại tất cả thông tin đã nhập cho bài nộp của mình. Nếu có bất kỳ trường bắt buộc nào chưa được điền đầy đủ, bạn sẽ được cảnh báo trên màn hình này và có cơ hội để sửa chữa.
Sau khi xem lại chi tiết bài nộp, bạn sẽ được yêu cầu đọc và đồng ý với các điều khoản bản quyền đối với bài nộp cho tạp chí.
Tích vào ô kiểm để đồng ý và nhấp vào nút Gửi.
Một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu bạn xác nhận đã hoàn tất. Nhấp vào Gửi để hoàn tất bài nộp của bạn.
Hoàn tất bài nộp của bạn
Bài nộp của bạn đã hoàn tất! Biên tập viên đã nhận được bài nộp của bạn. Bây giờ bạn có thể truy cập các liên kết sau để:
- Xem xét lại bài nộp này
- Tạo bài nộp mới
- Quay lại trang tổng quan của bạn
Truy cập và theo dõi bài nộp của bạn
Sau khi gửi bài viết đầu tiên, bạn sẽ có quyền truy cập vào trang Quản lý bài viết của tôi với tư cách tác giả.
Sau khi hoàn tất việc nộp bài, bạn không thể chỉnh sửa thêm nữa. Nếu muốn thay thế tệp đã nộp hoặc thực hiện các thay đổi khác, bạn cần liên hệ với biên tập viên thông qua công cụ Thảo luận trước khi xem xét.
Nhấp vào “Xem” bên cạnh bài nộp trên bảng điều khiển của bạn để truy cập công cụ Thảo luận.
Ngay sau khi nộp, bài nộp của bạn sẽ ở trạng thái Đang nộp cho đến khi được biên tập viên chấp nhận để xem xét, lúc đó bài sẽ chuyển sang giai đoạn Xem xét. Nếu được chấp nhận xuất bản sau khi xem xét, bài sẽ chuyển sang các giai đoạn Biên tập và Sản xuất trước khi được xuất bản.
Chỉnh sửa thông tin bài nộp
Tùy thuộc vào cài đặt và chính sách của tạp chí, bạn có thể chỉnh sửa chi tiết bản thảo trong quá trình nộp bài. Điều này bao gồm chỉnh sửa tiêu đề, tác giả, từ khóa, v.v. (được gọi là “siêu dữ liệu” trong phần mềm). Các thay đổi có thể bao gồm cập nhật tóm tắt, sửa lỗi chính tả hoặc thêm tác giả.
Để chỉnh sửa bản thảo đã nộp, hãy nhấp vào tab Xuất bản của bài nộp.
Nếu nút "Lưu" ở cuối trang bị mờ và không hoạt động, điều này có nghĩa là bạn cần phải yêu cầu sự cho phép từ Biên tập viên để thực hiện các thay đổi đối với bài nộp của mình hoặc yêu cầu họ thực hiện các thay đổi đó giúp bạn.
Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào về bài nộp của mình bằng cách nhấp vào tab tương ứng trong thanh bên. Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, bạn có thể thay đổi các mục sau trên tab Ấn phẩm: Tiêu đề & Tóm tắt, Người đóng góp và Siêu dữ liệu.
Nếu tạp chí hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bạn có thể chỉnh sửa siêu dữ liệu bằng các ngôn ngữ đó bằng cách nhấp vào tab ngôn ngữ tương ứng ở góc trên bên phải. Nhấp vào ‘Lưu’ sau khi bạn hoàn tất các thay đổi.
Phản hồi các yêu cầu sửa đổi hoặc gửi lại để xem xét.
Sau khi quá trình xem xét hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo về quyết định của biên tập viên qua email.
Sau khi nhận được email thông báo quyết định, hãy nhấp vào liên kết được cung cấp hoặc đăng nhập và truy cập bản thảo từ trang quản lý.
Trong tab "Xem lại" của bản thảo, bạn cũng sẽ thấy bản sao Quyết định Biên tập trong mục "Thông báo".
Tùy thuộc vào loại hình bình duyệt mà tạp chí sử dụng, bạn có thể thấy ít thông tin hơn trong tab "Xem lại" của tạp chí. (Hình ảnh bên dưới cho thấy một quy trình bình duyệt công khai, trong đó tác giả có thể thấy danh tính của người bình duyệt.)
Để xem quyết định biên tập, hãy nhấp vào liên kết bên dưới mục thông báo.
Dựa trên quyết định của biên tập viên, bạn cần chuẩn bị bản sửa đổi của mình.
Tải lên tệp đã sửa đổi
Khi bạn đã sẵn sàng tải lên tệp đã chỉnh sửa, hãy cuộn xuống để tìm bảng "Các bản chỉnh sửa đã tải lên".
Nhấp vào "Tải lên tệp" để tải bản thảo đã chỉnh sửa của bạn lên.
Sử dụng menu thả xuống để cho biết bạn đang tải lên bản sửa đổi của một tệp hiện có. Sau đó tải lên tệp đã sửa đổi và nhấn Tiếp tục.
Kiểm tra chi tiết tệp và nhấn Tiếp tục một lần nữa.
Nếu bạn có thêm tệp nào cần tải lên, hãy tải lên ngay bây giờ. Nếu không, hãy nhấn Hoàn tất. Người biên tập sẽ nhận được thông báo về (các) tệp mới được tải lên.
Tệp đã chỉnh sửa của bạn hiện đã hiển thị trong bảng Chỉnh sửa.
Bạn có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết hoặc thông báo trực tiếp cho biên tập viên về các chỉnh sửa thông qua mục Thảo luận đánh giá.
Nhấp vào Thêm Thảo luận từ bảng Xem lại Thảo luận.
Chọn (những) người dùng bạn muốn thông báo trong mục Người tham gia.
Thêm dòng tiêu đề và nội dung tin nhắn.
Nhấn OK để gửi tin nhắn.
Một email đã được gửi đến biên tập viên. Bạn và những người tham gia được chọn có thể xem tin nhắn trong bảng Thảo luận đánh giá.
Nếu biên tập viên quyết định gửi lại bản thảo để xem xét, bản sửa đổi của bạn sẽ phải trải qua một vòng xem xét khác trước khi đưa ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối. Bạn có thể cần phải thực hiện thêm các sửa đổi bằng cách lặp lại quy trình trên sau vòng xem xét bổ sung.
Ở giai đoạn này, bạn phải chờ biên tập viên liên hệ với bạn để có thêm hướng dẫn hoặc quyết định cuối cùng của họ.
Đã chấp nhận sửa đổi
Trong trường hợp các chỉnh sửa bạn đã thực hiện đối với bản thảo đã gửi được chấp nhận, bạn sẽ nhận được thông báo qua email cũng như thông báo trên bảng điều khiển của mình.
Các thông báo hiển thị theo thứ tự từ cũ nhất đến mới nhất, nghĩa là thông báo mới nhất sẽ nằm ở dưới cùng. Nhấp vào đó để mở tin nhắn (giống như email mà bạn cũng đã nhận được).
Sử dụng biểu tượng X ở góc trên bên phải để đóng cửa sổ.
Ở phía dưới bảng điều khiển, bạn cũng sẽ thấy phản hồi thảo luận từ người biên tập.
Chúc mừng! Bản thảo của bạn đã được chấp nhận và hồ sơ nộp bài sẽ được biên tập lại và chuẩn bị cho việc xuất bản bởi ban biên tập của tạp chí.
Phản hồi yêu cầu biên tập hoặc hiệu đính
Trong suốt các giai đoạn biên tập và sản xuất, bạn có thể được yêu cầu kiểm tra các tệp đã được biên tập và/hoặc xem xét các bản thảo sẵn sàng xuất bản của bản thảo đã gửi.
Bạn sẽ được thông báo qua email và thông báo trên bảng điều khiển OJS của mình mỗi khi có tệp đã được biên tập hoặc tệp sẵn sàng xuất bản cần bạn xem xét.
Để truy cập các tệp cần bạn chỉnh sửa, hãy nhấp vào liên kết trong email hoặc thông báo, hoặc vào bảng điều khiển của bạn và nhấp vào “Xem” bên cạnh bài nộp.
Từ đây, bạn có thể xem cả các cuộc thảo luận và các tệp tin cho giai đoạn hiện tại của quy trình biên tập. Bất kỳ tệp tin nào cần bạn xem xét sẽ được chia sẻ bên dưới bảng thảo luận.
Sau khi tải xuống và xem xét các tệp đính kèm, hãy nhấp vào tiêu đề của cuộc thảo luận để mở tin nhắn.
Nhấp vào “Thêm tin nhắn” và cho biết bất kỳ thay đổi cần thiết nào hoặc phê duyệt. Nếu cần, bạn cũng có thể đính kèm bản sửa đổi.
Sau khi xem xét và phê duyệt các tệp đã được biên tập và bản in thử cuối cùng (ví dụ: PDF, HTML, v.v.) trước khi xuất bản theo yêu cầu, vai trò của bạn trong quy trình biên tập đã hoàn tất!